Weet jij waar je op moet letten wanneer je een vergaderruimte wilt huren? Het laatste wat je wilt, is een vergaderruimte die niet aan je eisen voldoet en die de kwaliteit van de bespreking beïnvloedt of zelfs een slechte indruk geeft bij de klant/relatie/collega waar je een vergadering mee hebt ingepland. Om dit te voorkomen en je op weg te helpen, hebben we in dit blog 5 tips uitgeschreven die je kunnen helpen bij het kiezen van de juiste vergaderlocatie.
Bekijk de vergaderzalen!
Tip 1: check het aantal zitplaatsen in de ruimte
De belangrijkste tip die we kunnen meegeven, is natuurlijk dat je 100% zeker weet dat er genoeg plek is voor alle genodigden. Het komt natuurlijk enorm onprofessioneel over als het blijkt dat er onvoldoende stoelen zijn of dat mensen krap zitten, omdat je niet goed hebt gekeken naar de ruimte tijdens het reserveren. Zo hebben we bij Kasteel Maurick ruimte voor 2 tot 450 personen, maar niet iedere locatie biedt zo’n variëteit aan capaciteit. Wil je toch zeker zijn van je zaak? Dan is het altijd aan te raden om contact op te nemen met de verhuurlocatie om alles dubbel te checken.
Neem contact op!Tip 2: moet je toebehoren meenemen of ligt het klaar?
Vaak zal er bij een vergadering aantekeningen gemaakt moeten worden, kan er soms een presentatie gegeven worden of wordt het een brainstormsessie en heb je papier nodig. Niet iedere vergaderlocatie faciliteert alles wat je nodig hebt of hier moet je extra voor bijbetalen. Zorg er daarom altijd voor dat je weet of alles er staat wat je nodig hebt. Zo kom je niet van een koude kermis thuis en kun je op voorhand zaken meenemen, mocht dit nodig zijn. Bij Kasteel Maurick kun je altijd vragen om flip-overs, schermen, stiften en andere benodigdheden.
Kom dineren!
Tip 3: hou rekening met de openingstijden
Een vergaderruimte is vaak onderdeel van een grotere locatie. Dit geldt ook voor ons. Zo moet je niet alleen rekening houden met de duur van de vergadering en hoelang je de vergaderruimte zelf moet afhuren, maar kunnen de openingstijden ook meespelen bij het kiezen van een vergaderlocatie. Vergaderingen kunnen ook wel eens uitlopen buiten conventionele werktijden en de locatie waar je je vergadering wilt houden, moet dan wel (lang genoeg) open zijn.
Zie onze openingstijden!Tip 4: bekijk de verschillende vergaderarrangementen
Tijdens de vergadering wil je niets tekortkomen. Als het goed is heb je alles al gecheckt betreffende schermen, papier en al het andere wat je nodig hebt om de vergadering goed te laten verlopen. Maar dit is natuurlijk niet alles. Tijdens een vergadering, zeker een langer durende vergadering, zijn hapjes, drankjes en snacks gewenst. Vergaderlocaties hebben vaak verschillende soorten arrangementen waaruit je kan kiezen. Belangrijk is om te kijken met hoeveel personen je gaat vergaderen en wat je nodig hebt. Vaak zijn water, fris, thee en koffie altijd nodig wanneer je gaat vergaderen en is het belangrijk om te weten of dit inbegrepen is.
Tip 5: bekijk de lunch of dinermogelijkheden
Vergaderingen kunnen uitlopen of een langere tijd duren. Je wilt natuurlijk dat niemand iets tekort komt en daarom is het altijd verstandig om te kijken of de vergaderlocatie zijn eigen lunch of dinermogelijkheden faciliteert. Is dit niet het geval, dan is het aan te raden om een vergaderlocatie te kiezen die wel een brasserie en/of restaurant in huis heeft of een locatie te kiezen die hier niet ver vanaf ligt. Een vergadering kan zorgen voor vermoeidheid en kan lang aanvoelen en een lunchbreak of een goed diner zorgt ervoor dat de dag prettiger kan worden.
Kies een vergaderruimte bij Kasteel Maurick
Als je op zoek bent naar een kwalitatieve vergaderruimte die voorziet in hapjes en drankjes, alle moderne faciliteiten heeft en zelfs een brasserie en restaurant in huis heeft, dan ben je bij Kasteel Maurick aan het juiste adres. Al jaren verzorgen wij grote en kleine vergaderingen in onze diverse kasteelkamers en kasteelzalen. Ondanks dat het kasteel er al sinds de 13e eeuw staat, is het voorzien van alle moderne gemakken zoals beeldschermen en microfonen voor presentaties, maar ook flipovers en laptops mochten deze nodig zijn. Wil je direct reserveren of meer willen weten over de mogelijkheden, laat het ons dan vooral weten!
